Custodia documental

TecnoSolucions és una empresa experta en la gestió i custòdia de documents confidencials que compta amb una llarga experiència en el sector i ofereix aquest servei tant per a empreses públiques o privades com per a particulars.

Els nostres tècnics especialitzats s’adapten a les necessitats de cada client, assessorant-los des del primer moment. Assegurem l’ordre, accessibilitat, seguretat i confidencialitat de tots els documents, que posteriorment emmagatzemem en prestatgeries d’arxiu d’accés directe o mitjançant altures de palets.

El nostre sistema de custòdia de documentació està orientat a la rapidesa i precisió davant de qualsevol consulta que es necessiti realitzar. Custodiem tant expedients individuals, com AZ-DefinyClass, contenidors de diferents magnituds, etc.

La nostra política és que el client tingui accés a la seva documentació en qualsevol moment, de manera que el client senti en tot moment com si la seva documentació estigués en les seves pròpies instal·lacions, independentment de la distància que hi hagi pel mig.

Les nostres instal·lacions compten amb estrictes mesures de conservació i seguretat, sistemes contra incendis i contra inundacions, sistemes d’alarmes i videovigilància, sensors de moviment, etc.

PROCESOS DE LA CUSToDIA DOCUMENTAL

1. ESTUDIO DOCUMENTAL

La primera fase de gestión documental consiste en el estudio de la situación actual de la documentación del cliente: cómo se genera, como se archiva, como se localiza…, identificando y proponiendo posibles áreas de mejora.

El diagnóstico inicial nos permite crear la estructura documental, de forma que la grabación, el registro, la digitalización y la ubicación optimicen la consulta de cara al futuro.

Todo este proceso se desarrolla en estrecha colaboración con el cliente, asumiendo así la propia función de consultoría.

2. RECOGIDA, TRANSPORTE Y RECEPCIÓN

La documentación a custodiar se transporta en contenedores o jaulas perfectamente escogidas por el traslado de documentación.

Previamente al transporte, se identifican todas las unidades de archivo a trasladar, creando así una relación provisional topográfica. Este proceso nos permite identificar durante la recogida y transporte qué documentación está en el centro de custodia, cual en transporte a nuestras instalaciones y cual tiene el cliente. De este modo se puede consultar y acceder a la documentación durante todo el proceso de recogida. Cada recogida documental, irá debidamente albaranada, para dejar constancia de la documentación que se ha procedido a recoger.

El transporte se lleva a cabo mediante nuestra propia flota de vehículos perfectamente autorizados por el traslado de documentación, con elevadores de cargas, sistemas de localización GPS, sistemas de alarma, cierres de seguridad automático y evitando hacer cualquier tipo de parada hasta la llegada en nuestro centro de custodia.

En el momento de la recepción de la documentación, esta se sitúa al muelle de descarga y se registra la ubicación momentánea hasta el momento de su indexación y ubicación definitiva.

3. TRATAMIENTO DOCUMENTAL Y UBICACIÓN FINAL

Disponemos de software desarrollado y evolucionado específicamente para la gestión de documentación que permite adaptarnos con rapidez y en cada momento a las necesidades operativas de cada cliente. Gracias a este, se controlan minuciosamente y sin opción a error los más de 3000 metros lineales de documentación que actualmente guardamos y custodiamos a nuestras instalaciones. El tratamiento documental de la información siempre se pacta con las exigencias del cliente.

La descripción de la documentación informatizada puede ser tan extensa o breve como así se desee, con un límite de más de 20.000 caracteres y con una amplia variedad de campos de grabación.

En este tipo de servicio realizamos diferentes pasos:

– Validación: Se valida la base de datos del cliente o se crea una base de datos en caso de no disponer de ella y se generan usuarios y accesos autorizados.

– Grabación: Grabación de los datos correspondientes a cada serie documental para su ubicación y tratamiento. Grabación del rango o fecha en la cual un documento queda cancelado para su posible futura destrucción.

-Emisión: Emisión de informes a petición del cliente a diferentes niveles: contenedor, archivador, expediente o documento.

La documentación se almacena, clasifica y registra a través de un hashtag con un rango de numeración. Al hashtag solo figura un código de barras, el objeto de esta es proteger la identidad de origen. La ubicación definitiva de la documentación, puede ser mediante estanterías o alturas de palés.

4. PETICIÓN DE DOCUMENTACIÓN

Los archivos pueden ser solicitados en cualquier momento. Por eso, en TecnoSolucions buscamos siempre la comodidad, la seguridad y la confidencialidad:

Se establece personal acreditado para solicitar la documentación.

Se registran todas las operaciones realizadas por cada usuario.

Se elaboran estadísticas de consultas y servicios que el cliente solicitado.

Oferim diverses alternatives pel lliurament de la documentació sol·licitada:

1. ENVÍO FÍSICO A través DE MEDIOS Y PERSONAL PROPIO.

Toda la documentación que sale de nuestras instalaciones va acompañada de un albarán de salida que incluye el tipo de consulta, la fecha de préstamo, la fecha de devolución (si conviene), el usuario autorizado solicitante y otros parámetros totalmente modificables.

2. CONSULTA DIGITAL:

Cuando la consulta es a nivel de expediente o documento existen dos opciones de visualización:

VÍA PLATAFORMA WEB SERVICE

Como servicio extra, mediante una plataforma web, el cliente gestiona su archivo en remoto con múltiples opciones.
Cuando la consulta ha sido procesada y tramitada por nuestros técnicos, se envía un e-mail al solicitante avisándole que su consulta ya está realizada y que, por lo tanto, ya está visible en la plataforma web.
Existe un historial de consultas realizadas por cajas y por usuario, por lo tanto, el solicitante siempre podrá ver en todo momento qué es el estado de su solicitud.

VÍA CORREO ELECTRÓNICO

El envío se realiza a la dirección de correo electrónico del solicitante autorizado.
El expediente o documento digitalizado corresponde a un archivo PDF que se envía encriptado bajo contraseña.

3. CONSULTA EN NUESTRO CENTRO DE CUSTODIA:

El cliente puede consultar la documentación in situ a nuestras instalaciones. La entrega será dentro de un plazo máximo de 10 minutos desde la petición. Se habilitará un lugar privado con acceso a internet para que la persona autorizada pueda realizar su trabajo cómodamente.

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