Custòdia Documental

La documentació es custodia a les instal·lacions propietat de Tecnosolucions, garantint l’ordre, accessibilitat, seguretat i confidencialitat. S’emmagatzema en prestatgeries d’arxiu d’accés directe o mitjançant altures de palets. 

El nostre sistema de custòdia de documentació està orientat a la rapidesa i precisió davant qualsevol consulta que es necessiti realitzar. Custodiem tant expedients individuals, com AZ-DefinyClass, contenidors de diferents magnituds, etc. 

La nostra política és la disposició al client, de manera que el client asseu en tot moment que la seva documentació està a les seves pròpies instal•lacions, independentment de la distància que hagi pel mig. 

Les nostres instal·lacions conten amb estrictes mesures de conservació i seguretat, sistemes contra incendis i contra inundacions, sistemes d’alarmes i videovigilància, sensors de moviment, etc.

PROCESSOS DE LA CUSTÒDIA DOCUMENTAL

1. ESTUDI DOCUMENTAL

La primera fase de gestió documental consisteix en l’estudi de la situació actual de la documentació del client: com es genera, com s’arxiva, com es localitza…, identificant i proposant possibles àrees de millora.

El diagnòstic inicial ens permet crear l’estructura documental, de manera que l’enregistrament, el registre, la digitalització i la ubicació optimitzin la consulta de cara al futur.

Tot aquest procés es desenvolupa en estreta col·laboració amb el client, assumint així la pròpia funció de consultoria.

2. RECOLLIDA, TRANSPORT I RECEPCIÓ

La documentació a custodiar es transporta en contenidors o gàbies perfectament escollides pel trasllat de documentació.

Prèviament al transport, es posen etiquetes identificatives en totes les unitats d’arxiu, creant així una relació provisional topogràfica. Aquest procés ens permet identificar durant la recollida i transport quina documentació està en al centre de custodia, quina en transport a les nostres instal·lacions i quina en las del client, per a que en tot moment la consulta i l’accés a la documentació sigui possible mentre duren les tasques de recollida.

Es corroboren i generen albarans de recollida.

El transport es porta a terme mitjançant la nostra pròpia flota de vehicles perfectament autoritzats pel trasllat de documentació, amb elevadors de càrregues, sistemes de localització GPS, sistemes d’alarma, tancaments de seguretat automàtic i evitant fer qualsevol tipus de parada fins a l’arribada al nostre centre de custòdia.

En el moment de la recepció de la documentació, es situa la documentació al moll de descàrrega i es registra la ubicació momentània fins al moment de la seva indexació i ubicació definitiva.

3. TRACTAMENT DOCUMENTAL I UBICACIÓ FINAL

Disposem de programari desenvolupat i evolucionat específicament per a la gestió de documentació que ens permet adaptar-nos amb rapidesa i a cada moment a les necessitats operatives de cada client.

Gràcies a aquest, es controlen minuciosament i sense opció a error els més de 3000 metres lineals de documentació que actualment guardem i custodiem a les nostres instal·lacions.

El tractament documental de la informació sempre es pacta amb les exigències del client.

La descripció de la documentació informatitzada pot ser tan extensa o breu com així es desitgi amb un límit de més de 20.000 caràcters i amb una àmplia varietat de camps d’enregistrament.

Els nostres passos són els següents:

 Validació: Es valida la base de dades del client o es crea una base de dades en cas de no disposar d’ella i es generen usuaris i accessos autoritzats.

 Enregistrament: Enregistrament de les dades corresponents a cada sèrie documental per a la seva ubicació i tractament. Enregistrament del rang o data en la qual un document queda cancel·lat per a la seva possible futura destrucció.

 Emissió: Emissió d’informes a petició del client: contenidor, subcontenidor, expedients o documents.

La documentació s’emmagatzema, classifica i registra a través d’una etiqueta amb un rang de numeració. A l’etiqueta només figura un codi de barres, l’objecte d’aquesta és protegir la identitat d’origen.

La ubicació definitiva de la documentació, pot ser mitjançant prestatgeries o altures de palets.

4. PETICIÓ DE DOCUMENTACIÓ

Els arxius poden ser sol·licitats en qualsevol moment. Per això, buscant sempre la comoditat, la seguretat i la confidencialitat:

  S’estableix personal acreditat per sol·licitar la documentació.

  Es registren totes les operacions realitzades per cada usuari.

  S’elaboren estadístiques de consultes i serveis que el client ha sol·licitat.

Oferim diverses alternatives pel lliurament de la documentació sol·licitada:

1. ENVIAMENT FÍSIC A TRAVÉS DE MITJANS I PERSONAL PROPI.

Tota la documentació que surt de les nostres instal·lacions va acompanyada d’un albarà de sortida que inclou el tipus de consulta, la data de préstec, la data de devolució (si convé), usuari autoritzat sol·licitant i altres paràmetres totalment modificables.

2. CONSULTA DIGITAL:

Quan la consulta és a nivell d’expedient o document existeixen dos opcions de visualització:

  VIA PLATAFORMA WEB SERVICE

Com a servei extra, mitjançant una plataforma web, el client gestiona el seu arxiu en remot amb múltiples opcions.

Quan la consulta ha estat processada i tramitada pels nostres tècnics, s’envia un e-mail al sol·licitant avisant-li que la seva consulta ja està realitzada i que per tant, ja està visible en la plataforma web.

Existeix un historial de consultes realitzades per capses i per usuari, per tant el sol·licitant sempre podrà veure en tot moment quin és l’estat de la seva sol·licitud.

  VIA CORREU ELECTRÒNIC

L’enviament es realitza a l’adreça de correu electrònic del sol·licitant autoritzat.

L’expedient o document digitalitzat correspon a un arxiu PDF que s’envia encriptat sota contrasenya.

3. CONSULTA EN EL NOSTRE CENTRE DE CUSTÒDIA:

El client pot consultar la documentació in situ a les nostres instal·lacions. El lliurament serà dins d’un termini màxim de 10 minuts des de la petició. S’habilitarà un lloc privat amb accés a internet per a que la persona autoritzada pugui realitzar el seu treball còmodament.

Et truquem! Deixa’ns les teves dades i li anomenarem el mateix dia!