Custòdia de documents
Què oferim?
Assegurem la màxima seguretat i confidencialitat en la custòdia de tot tipus de documents a les nostres instal·lacions, garantint l’ordre i l’accessibilitat. Mantenim un control exhaustiu de la documentació i facilitem la informació als nostres clients de forma immediata.
Les nostres instal·lacions comptem amb estrictes mesures de conservació i seguretat, sistemes contra incendis i inundacions, sistemes d’alarmes i videovigilància i sensors de moviment, entre d’altres.
Custodiem tant expedients individuals, com AZ-DefinityClass, contenidors de diferents magnituds, entre d’altres.
940 m2
Zona d’emmagatzematge de documentació confidencial
1. Estudi documental
En la primera fase s’estudia la situació actual de la documentació del client, identificant i proposant possibles punts de millora.
Amb aquest diagnòstic creem l’estructura documental, de manera que el registre, la digitalització i la ubicació optimitzen la consulta de cara al futur.
Aquest procés es desenvolupa en col·laboració amb el client, assumint la funció de consultoria.
2. Recollida
La documentació, prèviament identificada amb etiquetes, es transporta en contenidors o gàbies, facilitant la consulta i l’accés a aquesta mentre duren les tasques de recollida.
3. Transport
El transport es du a terme amb la nostra pròpia flota de vehicles autoritzats pels trasllats de documentació. Compten amb elevadors de càrregues, sistemes de localització GPS, sistemes d’alarma i tancaments de seguretat automàtic.
4. Recepció
En el moment de la recepció de la documentació, aquesta es situa al moll de descàrrega i es registra la ubicació momentània fins al moment de la seva indexació i ubicació definitiva.
5. Tractament documental i ubicació final
Disposem de programari desenvolupat i evolucionat específicament per a la gestió de documentació, que ens permet adaptar-nos amb rapidesa a les necessitats operatives de cada client.
Es controlen minuciosament i sense opció a error els més de 3.000 metres lineals de documentació que actualment guardem i custodiem a les nostres instal·lacions.
La documentació s’emmagatzema, classifica i registra a través d’una etiqueta amb un rang de numeració.
6. Petició de documentació
Els arxius poden ser sol·licitats pels nostres clients en qualsevol moment. Prioritzem la comoditat, la seguretat i la confidencialitat al llarg d’aquest procés.
Oferim diverses alternatives pel lliurament d’aquesta documentació: enviament físic a través de mitjans i personal propis, consulta digital o consulta in situ a les nostres instal·lacions.
